Nachdem das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (kurz „BEG IV“) am 26.09.2024 den Bundestag passiert hat, hat nun am 18.10.2024 auch der Bundesrat seine Zustimmung erteilt, so dass zum 01.01.2025 folgende bürokratische Erleichterungen in Kraft treten:
- Arbeitszeugnisse dürfen auch in elektronischer Form erteilt werden, allerdings nur mit Einwilligung des Arbeitnehmers.
- Die Formanforderungen des Nachweisgesetzes ändern sich. Während dem Arbeitnehmer die wesentlichen Arbeitsbedingungen bisher vor dem Vertragsbeginn in Schriftform ausgehändigt werden mussten, genügt es künftig, wenn diese Bedingungen in Textform (also eine digitale Datei) abgefasst und elektronisch an den Arbeitnehmer übermittelt werden. Allerdings muss das Dokument
- für den Arbeitnehmer zugänglich sein (d.h. es muss ein Medium verwendet werden, auf das der Arbeitnehmer Zugriff hat), und es muss
- gespeichert und ausgedruckt werden können und es muss
- bei der elektronischen Übermittlung mit der Aufforderung verbunden sein, dass der Arbeitnehmer einen Empfangsnachweis erteilt (z.B. durch eine Empfangsbestätigungsfunktion).
Die Neufassung des Gesetzes regelt jedoch, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer auf dessen Verlangen hin die Arbeitsbedingungen weiterhin in Schriftform aushändigen muss.
Für Unternehmen, die in einem Wirtschaftsbereich tätig sind, die besonders von Schwarzarbeit betroffen sind (so z.B. das Bau- und Gaststättengewerbe), gelten diese Formerleichterungen nicht. Für diese Unternehmen bleibt es dabei, dass der Nachweis nur in Schriftform („wet ink“) möglich ist.
Aber Vorsicht: Enthält ein Arbeitsvertrag neben den Arbeitsbedingungen auch eine Befristungsabrede, dann gilt hierfür – leider – weiterhin die Notwendigkeit der Schriftform.
- Arbeitnehmerüberlassungsverträge können zukünftig zwischen Verleiher und Entleiher auch digital, also per E-Mail oder Textnachricht geschlossen werden. Durch den Wegfall des Schriftformerfordernisses wird es also möglich, Arbeitnehmerüberlassungsverträge mit weniger Aufwand und vor allem auch kurzfristiger abschließen zu können, was die praktische Umsetzbarkeit erleichtert.
- Arbeitnehmer, die Elternzeit in Anspruch nehmen oder während der Elternzeit einen Teilzeitantrag stellen möchten, müssen dies nicht mehr schriftlich einreichen, sondern es genügt ein Antrag per E-Mail. Damit werden die Formanforderungen eines Teilzeitantrages während der Elternzeit an das jetzt bereits außerhalb der Elternzeit („normale“) per E-Mail mögliche Teilzeitbegehren angepasst. Umgekehrt darf nun auch der Arbeitgeber einen Teilzeitantrag während der Elternzeit in Textform ablehnen, was bislang nur schriftlich zulässig war. Damit der Arbeitgeber die Ablehnung im Streitfall beweisen kann, ist dem Arbeitgeber allerdings dringend zu empfehlen, dafür zu sorgen, dass er die Ablehnung mit einem Zugangsnachweis verknüpft.
- Altersbefristungen, also Vereinbarungen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer, die (zumeist im Arbeitsvertrag !) mit Erreichen der Regelaltersgrenze die automatische Beendigung des Arbeitsverhältnisses regeln, können künftig auch in digitaler Form vereinbart werden. Für alle sonstigen Befristungsvereinbarungen bleibt es aber beim bisherigen Schriftformerfordernis.
Fazit
Durch die Erleichterungen vor allem im Bereich des Nachweisgesetzes sowie der Altersbefristung kann zukünftig die Vielzahl der Arbeitsverträge (leider aber noch nicht die „klassischen“ Befristungsverträge !) komplett digital abgeschlossen werden (z.B. über DocuSign). Personalverwaltungen, die sich über die Vielzahl von Schriftform- (und damit Original-/Papier-) Erfordernissen beschweren, dürfen sich zumindest ein klein wenig freuen. Dass aber vor allem Kündigungen nur schriftlich (und idealerweise mit Zugangsnachweis !) erfolgen können, daran wird sich absehbar nichts ändern.
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- „Manager-Haftpflicht: Gut genug versichert?“, in „Der GmbH-Steuer-Berater“ 2012, 340 ff.
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